Polisi Preifatrwydd

Mae USPG yn ddiolchgar am gyfraniadau a theyrngarwch ei gefnogwyr, ei wirfoddolwyr a’i bartneriaid gan ein bod yn cydnabod bod hynny’n gwneud USPG yn sefydliad mor unigryw. Fodd bynnag, hoffem i chi fod yn hapus gyda’r ffyrdd yr ydym yn cysylltu â chi a’i gwneud hi’n hawdd i chi ddweud wrthym sut yr hoffech dderbyn gwybodaeth. Rydym hefyd am i chi fod yn ymwybodol o sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu a’i defnyddio. Mae’n bwysig i ni ein bod yn parchu ac yn diogelu eich gwybodaeth bersonol.

1. Pwy ydym ni

   Ni yw Partneriaid y Gymdeithas Unedig yn yr Efengyl, a elwir yn gyffredin yn USPG.

   Mae USPG yn elusen sydd wedi’i chofrestru yng Nghymru a Lloegr, rhif yr elusen yw 234518.

   Cyfeirnod Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw Z5845874.

   Cyfeiriad swyddfa USPG a manylion cyswllt eraill yw: USPG, 5 Trinity Street, Llundain, SE1 1DB, Lloegr. Ffôn: +44 (0)207 921 2200. E-bost: info@uspg.org.uk Gwefan: www.uspg.org.uk

2. Beth mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ei gynnwys

   • Diffiniad o beth yw ‘gwybodaeth bersonol’ neu ‘ddata personol’.
   • Pam mae USPG yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth amdanoch chi.
   • Efallai y bydd y wybodaeth USPG yn casglu amdanoch chi.
   • Yr amodau y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth oddi tanynt.
   • P’un a ydym yn datgelu eich manylion i unrhyw un arall.
   • Sut rydym yn rheoli eich gwybodaeth bersonol – diogelwch, storio a chadw.
   • Eich dewisiadau ynglŷn â’n cysylltiad â chi
   • Yr hawliau sydd gennych.
   • Manylion cyswllt y rheolydd diogelu data.

3. Cwestiynau a newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn

   Os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad hwn neu am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni yn data.protection@uspg.org.uk, neu ar +44 (0)207 921 2200, neu ysgrifennwch at y Cydlynydd Diogelu Data, USPG, 5 Trinity Street, Llundain, SE1 1DB, Lloegr.

   Sylwch o bryd i’w gilydd y bydd angen i ni ddiwygio neu ddiweddaru’r hysbysiad preifatrwydd hwn; Er enghraifft, os oes newid yn y ffordd yr ydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol neu oherwydd diweddariadau i’r gyfraith. Gwiriwch yr hysbysiad preifatrwydd hwn o bryd i’w gilydd i sicrhau eich bod wedi gweld y fersiwn ddiweddaraf.

4. Diffiniad o wybodaeth bersonol

   Eich ‘gwybodaeth bersonol’ neu ‘ddata personol’ yw unrhyw ddata sy’n eich adnabod chi’n uniongyrchol neu sy’n ddata y gellir ei nodi sy’n ymwneud â chi’n bersonol.

5. Pam rydym yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth amdanoch chi

   Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol am amrywiaeth o resymau, ond maent i gyd yn cyfrannu at alluogi gwaith USPG yn cefnogi eglwysi ledled y byd yn eu cenhadaeth i ddod â llawnder bywyd i’r cymunedau y maent yn eu gwasanaethu.

   Os ydych yn holi am ein gwaith neu’n gofyn am un o’n hadnoddau, byddwn yn casglu digon o wybodaeth i’n galluogi i ateb eich cwestiynau neu anfon eich archeb atoch.

   I gefnogwyr, rydym am allu dweud wrthych am waith USPG mewn ffordd sy’n cydnabod eich cysylltiad â ni, ac i anfon gwybodaeth am godi arian a rhoi cyfleoedd eraill i chi gefnogi neu gymryd rhan yng ngweithgareddau a digwyddiadau USPG.

   Os ydych yn wirfoddolwr, rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol i helpu i gydlynu gweithgareddau ein gwirfoddolwyr a sicrhau eich bod yn gwirfoddoli yn y ffordd sy’n gweddu orau i chi (am ran fwy ffurfiol eich cysylltiad â USPG, gweler yr Hysbysiad Preifatrwydd i Wirfoddolwyr).

   Gall ymgysylltu â rhaglenni, digwyddiadau neu weithgareddau eraill USPG ym Mhrydain ac Iwerddon neu ledled y byd olygu bod angen i ni gasglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol i’ch galluogi i gymryd rhan yn llawn. Mae’r rhain yn cynnwys ein cynhadledd flynyddol a chyn-gyfranogwyr Journey with Us.

6. Y data personol rydym yn ei gasglu a’i ddefnyddio

   Mae USPG yn casglu, storio ac yn defnyddio gwahanol fathau a symiau o wybodaeth bersonol amdanoch chi, yn dibynnu ar y math o gysylltiad sydd gennych â ni a’r ffyrdd rydych chi’n ymgysylltu â ni. Mae hyn yn ein galluogi i gyfathrebu a gweithio gyda chi’n effeithiol.

   1. Pan fyddwch chi’n rhoi gwybodaeth i ni

      Gofynnir i’r rhan fwyaf o bobl am fanylion cyswllt sylfaenol, fel y gallwn gadw mewn cysylltiad â chi. Bydd rhagor o wybodaeth yn dibynnu ar y cyd-destun. Gallai’r mathau o wybodaeth rydym yn gofyn amdani gynnwys:

      • Eich enw, cyfeiriad post, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn;
      • Data ariannol, megis manylion cyfrif banc ac a yw eich rhoddion yn gymwys i gael Cymorth Rhodd (gweler adran 9 am fwy o wybodaeth am ddiogelwch taliadau);
      • Manylion eich diddordebau, barn, dewisiadau a’r ffyrdd rydych chi’n ein cefnogi neu wedi ein cefnogi, er enghraifft p’un a ydych chi wedi gweithio dramor gyda USPG neu am ba mor hir rydych chi wedi ein cefnogi ni;
      • Manylion eich profiad;
      • Y cymhelliant y tu ôl i gynnig cymryd rhan yn un o’n rhaglenni;
      • Manylion cyswllt ar gyfer dyfarnwyr os oes eu hangen i’ch galluogi i ymuno â rhaglen (gofynnwch yn gyntaf am eu caniatâd i roi eu manylion cyswllt i ni).

      Efallai y bydd y wybodaeth bersonol a roddwch i ni wedyn yn ein harwain i gynhyrchu rhagor o wybodaeth amdanoch chi, fel:

      • Cofnod o roddion rydych wedi’u gwneud a data am eich statws treth at ddibenion Cymorth Rhodd;
      • Manylion lleoliadau posibl i chi fel rhan o’n rhaglenni rhyngwladol;
      • Nodyn o’r ffyrdd rydych chi’n rhyngweithio â ni a phryd.

      Ein nod yw cadw cofnodion cywir, felly rydym yn ei werthfawrogi os byddwch yn ein hysbysu o unrhyw newidiadau i’ch gwybodaeth bersonol. Gellir gwneud hyn drwy roi gwybod i’ch cyswllt arferol yn USPG neu drwy ddweud wrth ein Tîm Gofal Cefnogol yn info@uspg.org.uk, neu ar +44 (0)207 921 2200, neu drwy ysgrifennu at USPG, 5 Trinity Street, Llundain, SE1 1DB, Lloegr.

   2. Pan fyddwch chi’n defnyddio gwefannau USPG

      Pan fyddwch yn defnyddio ein gwefannau, rydym yn casglu data am y gwasanaethau a’r nodweddion rydych chi’n eu defnyddio a sut rydych chi’n eu defnyddio, gan gynnwys sut rydych chi’n rhyngweithio â’u cynnwys. Pan fyddwch yn darparu eich gwybodaeth bersonol wrth lenwi ffurflen gofrestru, gwneud rhodd, cyfathrebu â ni, neu gofrestru ar gyfer neu dderbyn gwasanaeth ar ein gwefan, byddwn yn casglu’r data hwn ac yn ei storio ar eich cofnod yn ein cronfa ddata ddiogel, fel y gallwn gyflawni eich cais, ateb eich ymholiadau a chadw cofnod o’n cyfathrebu â chi. Mae gwefan USPG yn defnyddio cwcis. Ffeiliau yw cwcis sy’n cael eu hanfon i’r cyfrifiadur neu’r ddyfais yr ydych yn cyrchu’r wefan drwyddo ac yn casglu symiau bach o ddata. Fe’u defnyddir i storio gwybodaeth am y cyfrifiadur neu’r ddyfais a’ch dewisiadau fel nad oes rhaid i’n gwefan barhau i ofyn i chi amdanynt. Rydym yn defnyddio cwcis ar y wefan fel a ganlyn:

      • Bydd ffurflenni ar y wefan yn casglu data – fel eich enw, cyfeiriad e-bost a’ch cod post – a fydd yn ein galluogi i’ch adnabod bob tro y byddwch yn mewngofnodi er mwyn ein helpu i ddarparu gwybodaeth benodol amdanoch chi pan fyddwch yn eu cwblhau. Gall hyn helpu ffurflenni i lenwi gwybodaeth yn awtomatig am eich enw neu eich dewisiadau cyswllt.
      • Er mwyn ein galluogi i gasglu data ystadegol a pherfformiad ynghylch sut mae’r wefan yn cael ei defnyddio. Efallai y byddwn yn casglu data geolocation am eich lleoliad daearyddol, y ddyfais symudol a ddefnyddir ac i gadarnhau pa borwr rydych chi’n ei ddefnyddio, a systemau gweithredu cyfrifiadurol sy’n cael eu defnyddio. Nid yw’r data hwn yn cynnwys unrhyw wybodaeth adnabyddadwy am bobl. Rydym yn defnyddio’r data hwn i wella ymarferoldeb ein gwefan a sicrhau eich bod yn cael profiad da wrth ei bori.
      • Mae Facebook a Twitter yn casglu picseli olrhain sy’n cael eu defnyddio i gasglu data ynghylch pa rannau o’r wefan y mae pobl sy’n ddefnyddwyr cofrestredig y gwasanaethau cyfryngau cymdeithasol hyn yn eu cyrchu. Nid USPG sy’n casglu’r data hwn, ond gallwn ei ddefnyddio i gyrraedd cynulleidfaoedd newydd pan fydd ar gael i ni gan Facebook a Twitter. Dim ond data cyfanredol sydd gennym o’r cwmnïau hyn, nid gwybodaeth bersonol adnabyddadwy.

      Gall ein gwefan gynnwys dolenni i wefannau eraill y mae eu harferion preifatrwydd y tu hwnt i’n rheolaeth. Dylech wirio hysbysiad preifatrwydd unrhyw wefan trydydd parti cyn datgelu eich gwybodaeth bersonol.

   3. Pan fyddwch chi’n defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol

      Pan welwch wybodaeth a gyhoeddir ar gyfryngau cymdeithasol a gynhelir ar draws gwahanol lwyfannau, byddwn yn casglu ac yn derbyn gwybodaeth sy’n darparu data cyfanredol sy’n ymwneud ag eitemau fel golygfeydd fideo, demograffeg a data lleoliad. Gall ffynonellau’r data hwn gynnwys: YouTube, Vimeo ac Instagram; Facebook a Twitter Cesglir gwybodaeth bersonol adnabyddadwy am bobl sy’n defnyddio’r platfformau hyn er mwyn ein galluogi i ddeall ein cynulleidfa yn well.

   4. Categori arbennig neu wybodaeth bersonol sensitif

      Diffinnir gwybodaeth bersonol ‘categori arbennig’ neu ‘sensitif’ yn y ddeddfwriaeth diogelu data ac mae’n cynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud ag iechyd, tarddiad ethnig, cysylltiad gwleidyddol neu gredoau crefyddol.

      Mae USPG ond yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth categori arbennig pan fydd angen gwneud hynny a chyda’ch caniatâd penodol. Bydd hyn yn bennaf pan fyddwch yn ymgysylltu â’n rhaglenni rhyngwladol, ond efallai y byddwch hefyd mewn cysylltiad â gweithgareddau eraill, megis cynhadledd flynyddol USPG. Byddwn yn esbonio pam rydym yn ei chasglu a sut y bydd y wybodaeth yn cael ei defnyddio.

   5. Data gan drydydd partïon

      Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth ychwanegol amdanoch gan sefydliadau neu gwmnïau eraill sy’n darparu gwasanaeth o’r fath. Er enghraifft, rydym yn defnyddio gwybodaeth o Gyfeirlyfr Clerigol Crockford i ddiweddaru manylion cyswllt clerigion. Rydym yn sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei chasglu o ffynonellau cyfreithlon yn unig ar sail gyfreithlon, teg a thryloyw yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

      Efallai y byddwn yn derbyn gwybodaeth bersonol amdanoch gan sefydliadau fel Just Giving, os ydych yn gwneud cyfraniad ar-lein trwyddynt, yn hytrach nag yn uniongyrchol i USPG.

   6. Gwybodaeth bersonol a grëwyd gan USPG

      Rydym yn cynnal ymchwil fewnol a dadansoddiad o wybodaeth bersonol, a allai arwain at greu data personol newydd amdanoch chi a’i ychwanegu at eich cofnod USPG. Er enghraifft, mae ein hymchwil yn cynnwys dadansoddi’r ymateb i’n hapeliadau codi arian neu bresenoldeb mewn digwyddiadau. Rydym hefyd yn grwpio pobl yn ôl nodweddion cyffredin. Mae cael y wybodaeth hon yn ein galluogi i ddeall pawb sy’n gysylltiedig â USPG yn well, yn ein helpu i wella ein perthnasoedd ac yn sicrhau ein bod yn cyfathrebu â chi yn y ffordd fwyaf perthnasol. Mae prosesu gwybodaeth bersonol a gynhyrchir yn fewnol hefyd yn cyfrannu at ein galluogi i reoli ein cyfathrebiadau mor gost-effeithiol â phosibl.

      Gall y wybodaeth bersonol hon hefyd fod yn sail ar gyfer dadansoddi pellach, gyda dynodwyr personol yn cael eu dileu, gan ganiatáu i adroddiadau a gwybodaeth ystadegol am USPG a’i waith gael eu llunio a’u lledaenu.

7. Yr amodau y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol oddi tanynt

   Mae USPG yn dibynnu ar yr amodau canlynol i ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol yn y ffyrdd a ddisgrifir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn. Dyma’r diffiniadau ar gyfer y ‘sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’ mewn deddfwriaeth diogelu data ac fe’u rhestrir yn nhrefn yr wyddor:

   • Caniatâd: pan fyddwch yn rhoi eich cytundeb clir neu’n optio i mewn i dderbyn gwybodaeth a marchnata drwy e-bost. Rydym yn defnyddio’r caniatâd hwn i anfon ein cylchlythyr e-bost atoch, cynnig marchnata i chi gan ddefnyddio e-bost ac ymgysylltu â chi trwy wefannau cyfryngau cymdeithasol fel Facebook a Twitter.

   Pan fyddwch yn cymryd rhan yn unrhyw un o’n rhaglenni rhyngwladol ac mae’r rhain yn cynnwys rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag un neu fwy o’n partneriaid ledled y byd, byddwn yn cael eich caniatâd ymlaen llaw. Yn ogystal, byddwn ond yn rhannu’r wybodaeth amdanoch sydd ei hangen arnynt i alluogi eich cyfranogiad yn y rhaglen yn eu cyd-destun.

   • Contract: Pan fyddwn yn cytuno i ddarparu unrhyw gynhyrchion a/neu wasanaethau i chi, byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol er mwyn trefnu ar gyfer darparu’r cynhyrchion a/neu’r gwasanaethau hynny, yn ogystal â chyflawni rhwymedigaethau i chi neu orfodi ein hawliau o dan unrhyw gontract sydd gennym gyda chi.
   • Rhwymedigaethau Cyfreithiol: pan fyddwn o dan rwymedigaeth gyfreithiol i brosesu eich gwybodaeth bersonol at ddiben penodol. Er enghraifft, rhwymedigaethau mae’n rhaid i ni gadw gwybodaeth am roddion neu reoli gwybodaeth Cymorth Rhodd yn unol â deddfau treth cymwys. Weithiau, efallai y bydd angen i ni brosesu gwybodaeth bersonol er mwyn gallu sefydlu neu arfer ein hawliau cyfreithiol neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol.
   • Buddiant Cyfreithlon: dyma’r sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i anfon gwybodaeth neu farchnata drwy’r post neu dros y ffôn pan fyddwch yn cymryd rhan wrth gefnogi gwaith USPG drwy gyfrannu, neu ofyn am wybodaeth am ein gwaith, rhaglenni, ymgyrchoedd eiriolaeth, digwyddiadau neu wasanaethau eraill.

   Ni fydd marchnata dros y ffôn yn cynnwys pobl sydd wedi cofrestru gyda’r Gwasanaeth Dewis Ffôn (TPS) na nodi wrthym nad ydyn nhw am dderbyn galwadau marchnata fel hyn. Yr unig amser y byddwn yn cysylltu â chi dros y ffôn pan fyddwch wedi cofrestru gyda TPS yw os ydych wedi rhoi eich caniatâd yn uniongyrchol i USPG i dderbyn galwadau marchnata.

   Pan fyddwch yn ymgysylltu â’n rhaglenni, boed wedi’u lleoli ym Mhrydain ac Iwerddon neu gyda’r bwriad o deithio mewn mannau eraill ledled y byd, mae gennym ddiddordeb dilys mewn prosesu eich gwybodaeth bersonol fel rhan o’r gweithdrefnau ar gyfer sicrhau llwyddiant y rhaglenni hynny a/neu eich cyfranogiad yn y rhaglen.

   Mae gennym hefyd ddiddordeb cyfreithlon mewn gallu defnyddio a phrosesu gwybodaeth bersonol at ddibenion gweinyddol mewnol, a phan fo angen cymryd mesurau i ddiogelu ein systemau TG a diogelwch data neu i amddiffyn ein hunain (a’n buddiolwyr a’n cefnogwyr) rhag risgiau i USPG, megis twyll, ymddygiad troseddol neu ddifrod i enw da.

   Wrth brosesu eich gwybodaeth bersonol yn seiliedig ar fuddiant cyfreithlon, byddwn yn sicrhau ei bod yn cael ei harfer yn gymesur ac yn cael ei gydbwyso bob amser yn erbyn yr hawliau preifatrwydd a’r hawliau cyfreithiol eraill sydd gennych fel unigolyn.

   Gwybodaeth ‘categori arbennig’

   Os ydym yn prosesu unrhyw wybodaeth bersonol a ystyrir yn ‘gategori arbennig’ neu ‘sensitif’ fel y cyfeirir ato yn adran 6 uchod, dim ond gyda’ch caniatâd penodol y byddwn yn gwneud hyn; Lle bo angen i amddiffyn eich buddiannau hanfodol (neu fuddiannau rhywun arall) mewn argyfwng; neu lle rydych eisoes wedi rhoi cyhoeddusrwydd i wybodaeth o’r fath (fel eich cysylltiadau crefyddol); neu lle mae angen i ni ddefnyddio data o’r fath mewn cysylltiad â hawliad cyfreithiol sy’n berthnasol i ni.

   Codi arian, ymgyrchu a marchnata

   Rydym yn anfon cyfathrebiadau codi arian a marchnata uniongyrchol at ein cefnogwyr, sy’n cynnwys newyddion, gwybodaeth a data am:

   • USPG a’i waith, a digwyddiadau ac ymgyrchoedd cysylltiedig;
   • Cyfleoedd i wirfoddoli;
   • Apeliadau a chodi arian;
   • Ein digwyddiadau a’n gweithgareddau, gan gynnwys digwyddiadau a drefnir yn lleol;
   • Adnoddau a gynigir gan USPG;
   • Gadael cymynrodd.

   Rydym yn dibynnu ar roddion a chefnogaeth arall i barhau â’n gwaith ar ran yr eglwysi Anglicanaidd ledled y byd. Mae gallu cysylltu â chi at ddibenion marchnata ac ymgyrchu yn rhan bwysig o’n gweithgaredd a’n pwrpas codi arian.

   Nid yw USPG yn rhannu gwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad, unigolyn neu gwmni arall i’w galluogi i ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata neu ymgyrchu.

   Data dienw

   Lle bo’n bosibl, rydym yn anhysbysu’r wybodaeth bersonol a ddefnyddiwn fel na ellir ei chysylltu mwyach ag unrhyw berson penodol. Er enghraifft, gall anhysbysrwydd ganiatáu inni adrodd stori heb roi’r person sy’n ei hadrodd mewn perygl o niwed.

   Efallai y byddwn hefyd yn cyfuno data a gellir defnyddio’r cyfuniad o ddata dienw cyfanredol at amrywiaeth o ddibenion, megis recriwtio cefnogwyr newydd, neu i nodi tueddiadau neu batrymau o fewn ein sylfaen cefnogwyr bresennol. Mae’r data hwn hefyd yn helpu i lywio ein gweithredoedd a gwella ein gwaith, cyfathrebu ac adnoddau.

8. Pwy sy’n ein helpu i reoli eich gwybodaeth bersonol a gyda phwy rydym yn ei rhannu

   Mae USPG yn defnyddio nifer o gwmnïau a sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau sy’n ein helpu i reoli gwybodaeth bersonol neu sydd angen derbyn gwybodaeth bersonol i gyflawni’r gwasanaeth y maent yn ei ddarparu i ni. Yn ogystal, mae gan eraill fynediad at wybodaeth bersonol fel sgil-gynnyrch o’r gwasanaeth y maent yn ei ddarparu. Fe’u gelwir yn ‘broseswyr data’ ac maent yn gweithredu ar gyfarwyddiadau USPG. Mae’r mathau o sefydliad yn cynnwys:

   • y tai postio sy’n anfon Revive, adnoddau a’n cyfathrebiadau cefnogwyr;
   • darparwyr gwasanaeth prosesu taliadau, sy’n gweithredu i safonau’r Diwydiant Cerdyn Talu;
   • y cwmni sy’n cyflenwi ac yn cynnal cronfa ddata ein cefnogwyr;
   • ein darparwr gwasanaethau TG;
   • yr asiantaeth sy’n cynnal gwiriadau Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) ar ein rhan;
   • darparwyr cofrestru digwyddiadau ar-lein;
   • y cwmni sy’n cyflenwi ac yn cynnal ein meddalwedd cyfrifon;
   • Archwilydd USPG.

   Mae’r sefydliadau hyn i gyd yn gweithredu o dan gontract gyda USPG a disgwylir iddynt gydymffurfio â’r holl rwymedigaethau diogelu data.

   Mae yna achosion lle mae neu lle gallai fod yn ofynnol yn ôl y gyfraith i ni rannu gwybodaeth bersonol:

   • at ddibenion trethiant – gyda CThEM mewn cysylltiad â hawliadau treth o dan Gift Aid;
   • er budd diogelwch cenedlaethol;
   • cynorthwyo gydag ymchwiliadau troseddol.

   Efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch wedi rhoi eich caniatâd i hyn. Yn benodol, byddwn ond yn rhannu eich gwybodaeth gyda’n partneriaid eglwysig ledled y byd pan fyddwch wedi cytuno’n benodol i hyn.

9. Rheoli eich gwybodaeth bersonol – Diogelwch, Storio a Chadw

   Mae USPG o’r farn bod cadw’ch gwybodaeth yn ddiogel yn hanfodol bwysig. Rydym yn defnyddio amrywiaeth o fesurau corfforol, sefydliadol a thechnegol i sicrhau ein bod yn gwneud hyn, ac yn atal mynediad heb awdurdod i’ch gwybodaeth bersonol – neu ei defnyddio neu ei datgelu ohoni.

   Mae data electronig a chronfeydd data sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol yn cael eu storio ar systemau cyfrifiadurol diogel ac rydym yn rheoli pwy sydd â mynediad at y wybodaeth honno gan ddefnyddio dulliau ffisegol ac electronig. Mae ein staff yn derbyn hyfforddiant diogelu data, ac mae gennym weithdrefnau a pholisïau manwl y mae’n rhaid i staff eu dilyn wrth drin gwybodaeth bersonol.

   Mae’r holl gofnodion papur a data yn cael eu rheoli’n ddiogel mewn storfa y gellir ei chloi.

   Diogelwch taliadau

   Bydd pob ffurflen electronig sy’n gofyn am ddata ariannol yn defnyddio’r protocol Haen Socedi Diogel (SSL) i amgryptio’r data rhwng eich porwr a’n gweinyddwyr.

   Os ydych chi’n defnyddio cerdyn credyd neu ddebyd i roi rhodd neu brynu rhywbeth ar-lein, caiff manylion eich cerdyn eu trosglwyddo’n ddiogel i’n darparwr cerdyn talu, Stripe, sy’n cydymffurfio â safon diogelwch data’r diwydiant cardiau talu (PCI-DSS) a gyhoeddwyd gan Gyngor Safonau Diogelwch PCI. Nid ydym yn storio unrhyw wybodaeth cardiau talu.

   Ni allwn warantu diogelwch eich cyfrifiadur cartref, nac unrhyw wybodaeth a anfonir dros y rhyngrwyd neu unrhyw rwydwaith cyfathrebu hygyrch i’r cyhoedd a defnyddio unrhyw wasanaethau cyfathrebu ar-lein ar risg y defnyddiwr ei hun.

   Lle rydym yn storio gwybodaeth bersonol

   Lle bynnag y bo’n bosibl, rydym yn storio data yn y Deyrnas Unedig neu yn yr Undeb Ewropeaidd (UE). Gall rhai sefydliadau a chwmnïau sy’n darparu gwasanaethau i ni drosglwyddo gwybodaeth bersonol i diriogaethau y tu allan i’r UE, megis Canada (gwlad y mae Comisiwn yr UE o’r farn bod ganddi safonau diogelu data digonol), neu i’r Unol Daleithiau (nad oes ganddi gymeradwyaeth o’r fath gan yr UE mewn perthynas â’i safonau diogelu data). Fodd bynnag, yn yr achos olaf, ni fyddwn ond yn caniatáu trosglwyddiad o’r fath pan fydd sicrwydd cydnabyddedig, fel bod y darparwr gwasanaeth yn aelod o Fframwaith Tarian Preifatrwydd yr UE-UD (ee Facebook, Twitter), neu rydym wedi rhoi mesurau diogelu a/neu gontractau eraill sy’n gyfreithiol briodol ar waith i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei diogelu’n ddigonol yn unol â safonau preifatrwydd yr UE.

   Mae ein holl gofnodion papur yn cael eu cadw yn y Deyrnas Unedig.

   Am ba hyd yr ydym yn cadw gwybodaeth bersonol

   Rydym yn defnyddio ac yn storio gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd ei hangen at y dibenion y cafodd ei chasglu ar eu cyfer.

   Mae gennym bolisi cadw data sy’n nodi’r gwahanol gyfnodau o amser rydym yn cadw gwybodaeth bersonol amdanynt mewn perthynas â’r dibenion hyn ac yn unol â’n dyletswyddau o dan ddeddfwriaeth diogelu data berthnasol. Mae’r meini prawf ar gyfer pennu cyfnodau cadw yn seiliedig ar amrywiol ofynion deddfwriaethol; y pwrpas yr ydym yn cadw’r wybodaeth bersonol ar ei gyfer; a chanllawiau a gyhoeddwyd gan awdurdodau rheoleiddio perthnasol, gan gynnwys Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) a Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM). Mae gwybodaeth bersonol nad oes ei hangen arnom bellach yn cael ei gwaredu’n ddiogel. Gellir cadw rhywfaint o wybodaeth bersonol yn archifau USPG at ddibenion ymchwil hanesyddol, er y byddwn yn gwneud hyn mewn modd sy’n cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data.

   Rydym yn adolygu’r wybodaeth a’r cofnodion personol sydd gennym yn rheolaidd, ac yn dileu neu’n gwaredu’r hyn nad oes ei angen mwyach. Nid ydym byth yn storio data cardiau talu.

   I gael rhagor o wybodaeth am gadw data neu ein harchifau, cysylltwch â’r archifydd yn archive@uspg.org.uk neu drwy’r manylion cyswllt eraill a restrir yn adran 1 uchod.

10. Eich dewisiadau a diweddaru’ch gwybodaeth

    Gallwch ddiweddaru eich gwybodaeth bersonol a newid eich dewisiadau ynghylch sut rydym yn cysylltu â chi pryd bynnag y byddwch yn dewis. Gallwch hefyd ein hatal rhag cysylltu â chi drwy un neu’r cyfan o’r dulliau canlynol –post, ffôn neu e-bost.

    I wneud newidiadau, cysylltwch â’n tîm Gofal Cefnogol yn info@uspg.org.uk, neu ar +44 (0)20 7921 2200, neu ysgrifennwch at USPG, 5 Trinity Street, Llundain, SE1 1DB, Lloegr.

    Sylwch: os byddwch yn gofyn i ni roi’r gorau i anfon negeseuon post, byddwn yn diweddaru ein cofnodion cyn gynted ag y gallwn, ond mae postiadau wedi’u paratoi cyn cael eu hanfon felly efallai y byddwch yn dal i dderbyn post am gyfnod byr ar ôl i chi ofyn i ni stopio.

    Cylchlythyrau e-bost USPG

    Os ydych wedi optio i mewn o’r blaen i dderbyn cylchlythyr e-bost USPG, ond nad ydych am eu derbyn mwyach, cliciwch y ddolen dad-danysgrifio ar waelod unrhyw un o’n negeseuon e-bost i’w tynnu oddi ar ein rhestr.

11. Eich hawliau

    Mae cynnig dewisiadau i chi am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn bwysig i USPG, ond rydym hefyd am sicrhau eich bod yn deall eich hawliau diogelu data, sydd wedi’u nodi’n fyr isod:

    • Mae gennych hawliau mynediad penodol mewn perthynas â’ch gwybodaeth bersonol. Byddwn yn cadarnhau a oes gennym unrhyw ran o’ch data ai peidio ac, os byddwn yn gwneud hynny, byddwn yn darparu copi o’r wybodaeth bersonol sydd gennym a gwybodaeth arall am sut rydym yn prosesu eich gwybodaeth o fewn yr amserlenni perthnasol (fel arfer mis ar gyfer ceisiadau syml, er y gellir ymestyn amserlenni ar gyfer ceisiadau cymhleth). Dyma’r Hawl i Fynediad sy’n cael ei weithredu drwy wneud Cais Mynediad i Bwnc Data.
    • Yr hawl i gael eich gwybodaeth bersonol nad oes ei hangen arnom mwyach wedi’i dileu o’n cofnodion. Dyma’r hawl i gael ei anghofio.
    • Yr hawl i newid gwybodaeth bersonol anghywir. Dyma’r hawl i gywiro.
    • Yr hawl i ofyn i ni roi’r gorau i ddefnyddio’ch gwybodaeth mewn rhai sefyllfaoedd. Dyma’r hawl i gyfyngu ar brosesu.
    • Yr hawl i atal eich gwybodaeth bersonol rhag cael ei defnyddio ar gyfer marchnata neu broffilio Dyma’r hawl i wrthwynebu.
    • Hawl (o dan rai amgylchiadau) i gael copi o’ch gwybodaeth bersonol wedi’i darparu i’w hailddefnyddio gan sefydliad arall. Dyma’r hawl i gludadwyedd data.

    Os hoffech gael rhagor o fanylion am eich hawliau neu os hoffech eu harfer, cysylltwch â’n Cydlynydd Diogelu Data yn: data.protection@uspg.org.uk, neu ar +44 (0)207 921 2200, neu drwy’r post i’r Cydlynydd Diogelu Data, USPG, 5 Trinity Street, Llundain, SE1 1DB, Lloegr.

    Os oes angen, wrth dderbyn cais, rydym yn cadw’r hawl i ofyn am ragor o wybodaeth i wirio pwy ydych chi neu i egluro’r wybodaeth rydych chi’n chwilio amdani.

12. Os bydd pethau’n mynd o’i le

    Er ein bod yn gobeithio y byddwch yn hapus gyda sut mae USPG yn rheoli eich gwybodaeth bersonol, weithiau gall pethau fynd o chwith. Os byddant yn gwneud hynny, byddwn yn ceisio eu cywiro cyn gynted ag y gallwn. Fodd bynnag, os ydych yn anfodlon ag ymateb USPG, gallwch gysylltu â Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth y DU (ICO) yn:

    Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth,
    Tŷ Wycliffe,
    Water Lane,
    Wilmslow,
    Swydd gaer
    SK9 5AF

    • 0303 123 1113 (cyfradd leol) neu 01625 545 745
    • Ffacs: 01625 524 510

Datganiadau Pensiwn

Staff y DU

I weld datganiad o egwyddorion buddsoddi’r cynlluniau pensiwn ar gyfer staff cartrefi USPG, cliciwch yma

I weld y Datganiad Gweithredu o’r cynlluniau pensiwn ar gyfer staff cartref USPG cliciwch yma

Staff tramor

I weld datganiad o egwyddorion buddsoddi’r cynlluniau pensiwn ar gyfer staff tramor USPG, cliciwch yma

I weld y Datganiad Gweithredu o’r cynlluniau pensiwn ar gyfer staff tramor USPG, cliciwch yma

Gweithdrefn Gwynion

Rydyn ni’n cydnabod weithiau ein bod ni’n cael pethau’n anghywir. Dyma pam rydym yn ddiolchgar i glywed eich pryderon oherwydd eu bod yn ein helpu i ddatrys camgymeriadau a dysgu sut i wneud pethau’n well.

Ein nodau

• Gweithredu gweithdrefn gwyno deg sy’n glir ac yn hawdd ei defnyddio i unrhyw un sy’n dymuno gwneud cwyn.
• Rhoi cyhoeddusrwydd i fodolaeth ein gweithdrefn gwyno fel bod pobl yn gwybod sut i gysylltu â ni i wneud cwyn.
• Sicrhau bod pawb yn USPG yn gwybod beth i’w wneud os derbynnir cwyn.
• Sicrhau bod pob cwyn yn cael ei hymchwilio’n deg ac mewn modd amserol.
• Sicrhau bod cwynion, lle bynnag y bo modd, yn cael eu datrys a bod perthnasoedd yn cael eu hatgyweirio.
• Casglu gwybodaeth sy’n ein helpu i wella’r hyn a wnawn.

Beth yw cwyn?

Mae USPG yn diffinio cwyn fel:

Mynegiant o anfodlonrwydd gan berson neu bobl sy’n ymgysylltu â USPG, er enghraifft, rhywun sy’n derbyn deunyddiau USPG, mynychu digwyddiad USPG neu gyfrannu at USPG. Ac, na ellir datrys y mynegiant hwn o anfodlonrwydd ar unwaith ar adeg cyflwyno a lle mae’r achwynydd eisiau gweithredu a lle darperir ymateb.

Mynegiant o anfodlonrwydd ar unrhyw agwedd ar weithgareddau codi arian USPG gan gynnwys arferion neu weithdrefnau gweinyddol; ac yn gweithredu gan gyflenwyr trydydd parti.

Sut i gwyno

• Ffoniwch ni ar 020 7921 2200 neu e-bostiwch ein Tîm Gofal Cefnogol a fydd yn barod ac yn barod i helpu. Rydym ar gael rhwng 9am a 5pm o ddydd Llun i ddydd Gwener.
• Ysgrifennwch atom yn: USPG, 5 Trinity Street, Llundain SE1 1DB.

Dylech gynnwys eich enw, cyfeiriad a rhif ffôn cyswllt yn eich llythyr neu e-bost fel y gallwn gysylltu â chi’n hawdd.

Byddwn yn cydnabod eich cwyn o fewn pum diwrnod gwaith i’w derbyn ac yn dweud wrthych pryd y gallwch ddisgwyl ymateb llawn. Byddwn yn ymchwilio i’r mater yn llawn ac yn ymateb i chi gan sianel briodol. Byddwn yn cofnodi eich cwyn ac, os yw’n briodol, yn rhoi camau ar waith i wella ein gweithdrefnau.

Beth fydd yn digwydd ar ôl i mi gwyno?

Byddwn yn ystyried sut y gallwn ddatrys y broblem i’w hatal rhag digwydd eto.

Byddwn bob amser yn eich trin â chwrteisi a pharch, yn gwrando ar yr hyn rydych chi’n ei ddweud ac yn dweud wrthych at bwy i fynd iddo os ydych chi am gyfeirio eich cwyn ymhellach.

Byddwn yn trin yr holl wybodaeth mewn modd sensitif, gan ddweud wrth y rhai sydd angen gwybod a dilyn unrhyw ofynion diogelu data perthnasol yn unig.

Fodd bynnag, os yw cwyn yn ymwneud â mater nad yw’n gysylltiedig yn uniongyrchol â’r hyn y mae USPG wedi’i wneud neu os yw’n ymwneud â rhywbeth nad ydym yn cael ein gosod i wneud sylwadau arno, ni fyddwn yn cymryd rhan mewn dadl.

Ar adegau prin, efallai na fyddwn yn ymateb o gwbl. Gall y rhain gynnwys pan:

• Mae cwyn yn ymwneud â rhywbeth nad oes gan USPG gysylltiad uniongyrchol ag ef.
• Mae rhywun yn afresymol yn dilyn cwyn yr ydym eisoes wedi ymateb iddi.
• Mae achwynydd yn amlwg yn ymosodol, yn rhagfarnllyd, neu’n dramgwyddus yn ei fodd.
• Mae achwynydd yn aflonyddu ar aelod o staff.
• Mae cwyn yn anghyson neu’n annarllenadwy.
• Yn amlwg, mae cwyn wedi cael ei hanfon atom ni a nifer o sefydliadau eraill fel rhan o swmp-bostio neu e-bost. Yma, byddwn yn penderfynu a ydym yn teimlo bod angen ymateb.
• Mae cwyn yn anhysbys. Yn yr achos hwn, byddwn yn ymchwilio i’r hyn a ddywedir ac yn defnyddio’r wybodaeth i wella mewn unrhyw ffordd y gallwn.

Pwy arall sy’n gallu helpu?

Os nad ydych yn teimlo bod ein Tîm Gofal Cefnogol wedi datrys eich cwyn i’ch boddhad, dylech ysgrifennu at ein Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu yn y cyfeiriad uchod. Amlinellwch fanylion y gŵyn, pam nad ydych yn fodlon â’n hymateb a’r hyn yr hoffech i ni ei wneud i unioni pethau.

Mae USPG wedi’i gofrestru gyda’r Rheoleiddiwr Codi Arian ac mae wedi ymrwymo i’r safonau uchaf mewn ymarfer codi arian. Os yw eich cwyn yn ymwneud â chodi arian a’ch bod yn teimlo nad ydym wedi ei datrys, gallwch ofyn i’r Rheoleiddiwr Codi Arian ymchwilio. Gellir cysylltu â nhw yn:

Rheoleiddiwr Codi Arian, Eagle House, 167 City Road, Llundain. EC1V 1 AW neu drwy anfon e-bost atynt yn complaints@fundraisingregulator.org.uk

Fel arall, os yw’ch cwyn yn gysylltiedig â maes arall o’n gwaith ac nad ydych yn fodlon â’n hymateb, gallwch gysylltu â’r Comisiwn Elusennau yn https://www.gov.uk/complain-about-charity

Pryderon am ein rhaglenni

Rydym yn cymryd pob ymddygiad amhriodol a chamymddwyn o ddifrif ac rydym wedi ymrwymo i ymchwilio i unrhyw bryderon a godwyd. Os hoffech chi godi pryder am unrhyw un o’n rhaglenni rhyngwladol, cysylltwch â ni.

Diogelu

Cliciwch yma